Как правильно оформить прием работника на работу в Польше

Порядок приема работника на работу состоит из следующих этапов:

1. Получение нанимателем информации о работнике

Обычно на начальном этапе потенциальный работник предоставляет нанимателю информацию о себе. Часто это происходит в форме предоставления резюме (CV). Работник предоставляет следующую информацию: имя, фамилия, дата рождения, контактные данные (e-mail и телефон), информацию об образовании и профессиональном опыте. Указанная информация потребуется нанимателю для принятия решения о приеме сотрудника на работу.

Если решение принято, необходимо запросить у работника более детальную информацию: паспортные данные, информацию о месте проживания в Польше, номер pesel. Если работник — иностранец, то необходимо проверить его основания для проживания в Польше.

Также стоит принять решение о необходимости получения разрешительных документов для трудоустройства иностранца (разрешение на работу или письмо-декларация о приеме на работу).

2. Прохождение работником медицинского осмотра.

До оформления работника на работу он должен пройти медицинский осмотр. Для этого наниматель выдает работнику специальный документ (SKIEROWANIE NA BADANIA LEKARSKIE). Указанный документ выдается работнику в 2 экземплярах (один для работника и один для врача).

Необходимо помнить, что большинство медицинских центров требует поставить на указанном документе печати компании. Поэтому, стоит предварительно сделать печать компании. В указанном документе указывается должность работника, а также информация, с какими вредными факторами работник может взаимодействовать в процессе трудовой деятельности.

Работник должен пройти медицинский осмотр либо до оформления трудовых отношений, либо непосредственно в первый день работы. Медицинский осмотр производится специальным врачом по гигиене труда. Оплата медицинского осмотра производится за счет нанимателя.

Работник может не проходить медицинский осмотр, если он принимается к тому же нанимателю на ту же должность с теми же условиями труда, если срок с даты прекращения трудового договора с таким нанимателем составил менее 30 дней.

При отсутствии медицинской справки работника о возможности выполнения работы наниматель не имеет права допустить работника к работе.

3. Заключение трудового договора с работником

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать следующие условия:

• должность, профессия, специальность работника;
• место работы — указывается конкретный адрес офиса нанимателя или его юридический адрес. Иногда работодатели указывают город или территорию, например, Мазовецкое воеводство или город Варшава. Это делается в случае, если необходимо, чтобы работник мог работать в различных местах указанной местности;
• размер заработной платы (обычно указывается сумма брутто);
• график работы и рабочее время сотрудника;
• дата начала работы.

4. Проведение обучения работника требованиям охраны труда

Обучение работника перед приемом на работу не требуется в случае повторного оформления на работу к тому же нанимателю, если с даты прекращения предыдущего договора прошло менее 30 дней. Работник проходит предварительное обучение охране труда.

Такая подготовка проводится в форме инструктажа по программам, разработанным для отдельных рабочих групп, и включает общую и производственную подготовку.

По результатам прохождения работником обучения работнику выдается специальное свидетельство, которое должно храниться в личном деле работника.

5. Оформление личного дела работника

Работник сам заполняет некоторые документы (анкета) и знакомится с действующими внутренними положениями нанимателя (положение о премировании, положение о дистанционном труде и тому подобное). Работник в некоторых случаях информируется о профессиональном риске.

Мы рекомендуем обязательно получать от работника письменное подтверждение его ознакомления со всеми необходимыми документами.

Также работник оформляет следующие документы:

• заявление для расчета ежемесячного аванса по подоходному налогу (PIT) — не для всех работников;
• заявление о включении некоторых расходов в вычеты для расчета подоходного налога;
• некоторые другие документы.

Работник в течение 7 рабочих дней с даты приема на работу должен быть ознакомлен под роспись со следующими условиями работы:

• дневная и недельная норма труда;
• периодичность и сроки выплаты заработной платы;
• продолжительность ежегодного отпуска;
• продолжительность периода предупреждения об увольнении в трудовом договоре;
• имеется ли в компании коллективный трудовой договор.

6. Уведомления ZUS о приеме работника на работу

До момента уведомления необходимо проверить, чтобы сам наниматель был зарегистрирован в органах социального страхования Польши (ZUS).
Уведомление ZUS о приеме работника на работу необходимо произвести в течение 7 дней с даты заключения трудового договора.

Сведения о органы социального страхования подаются в электронном виде путем подачи специальной формы (ZUS ZUA с кодом 01.10.xx). В частности, в ZUS подается следующая информация о работнике: его имя, фамилия, номер NIP (налоговый номер) или PESEL, дата рождения, адрес прописки (проживания).